Introduction à la comptabilité
Les notions de base d'une comptabilité en partie double
(copier/coller de l'aide en ligne du freeware EG2)
Les notions de débit et de crédit
Ces notions sont indissociables de la notion de compte. Le compte est le concept de base d'une comptabilité en partie double. Il peut être représenté par un tableau en 2 colonnes en haut duquel figure le numéro et le nom (compte en T). La colonne de gauche s'appelle débit et celle de droite crédit. Le solde du compte est dit débiteur si le total des débits du compte est supérieur au total des crédits. Il est créditeur dans le cas inverse. L'ensemble des numéros et noms de comptes utilisés par une entreprise s'appelle "plan comptable".
Exemple :
L'ensemble des comptes détaillés d'un comptabilité s'appelle "grand-livre",
La partie double
La règle de la partie double est essentielle pour la compréhension de la comptabilité. Son énoncé est simple (lui) : Toute écriture passée dans un certain sens sur un compte doit être accompagnée d'une (ou plusieurs) écriture, en sens inverse, du même montant total, sur un (ou plusieurs) compte.
Pour vérifier qu'une comptabilité satisfait bien à cette règle, on établit la balance comptable, qui est la liste exhaustive des comptes avec leurs soldes. Le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs. Dans ce cas (qui est le cas normal) on dit que la balance est équilibrée.
Les catégories de comptes
Les comptes utilisés suivent un certain nombre de règle définies dans le plan comptable 1982. L'initiale des comptes définit les types (ou classes) de comptes.
comptes de bilan
- comptes en 1 : comptes de capitaux, leur solde est normalement créditeur
- comptes en 2 : comptes d'immobilisation, leur solde est normalement débiteur
- comptes en 3 : comptes de stocks, leur solde est normalement débiteur
- comptes en 4 : comptes de tiers, leur solde est débiteur ou créditeur
- comptes en 5 : comptes financier, leur solde est normalement débiteur
comptes de gestion/résultat
- comptes en 6 : comptes de charges, leur solde est débiteur
- comptes en 7 : comptes de produits, leur solde est créditeur
Les comptes de bilan sont appelés aussi comptes patrimoniaux, car ils ne se vident pas à chaque changement d'exercice. Par exemple, vous ne repartez pas, chaque année, avec un compte en banque ou un stock vide.
Par contre les comptes de gestion comptabilisent les produits (recettes) et les charges (frais) de l'année (exercice) uniquement. leur solde en fin d'exercice donne le résultat. Ces comptes sont vidés pour commencer le nouvel exercice.
Les comptes clients doivent commencer par 41, ils sont débiteurs. Les comptes fournisseurs doivent commencer par 40, ils sont créditeurs.
En général les comptes clients ou fournisseurs sont tenus dans un plan comptable auxiliaire (cf "Type de compte " plus bas). Par exemple ces comptes peuvent être alphanumériques donnant ainsi la possibilité de mettre le début du nom du client ou du fournisseur. Dans ce cas, on ne met, dans la balance ou le grand-livre général que le solde total de ces comptes sous le numéro 411 par exemple pour les clients et 401 pour les fournisseurs. Les comptes 411 et 401 sont alors appelés "collectif clients" et "collectif fournisseurs".
Le programme permet de paramétrer les numéros des comptes collectifs clients et fournisseurs (par exemple le collectif fournisseurs pourra être 40 ou 401 ou 4011 et le collectif clients 41 411 ou 4111). Ce paramétrage s'effectue dans "paramétrage, préférences".
Exemples de compte auxilaires alphabétiques :
- DUPON01 Client DUPOND Jean
- TELECOM Fournisseur France TELECOMS
les documents comptables
Le plan comptable
Il s'agit de la liste des comptes utilisés. Cette liste répond à une norme précise en ce qui concerne les comptabilité de sociétés. Il s'agit du plan comptable 1982, qui défini l'utilisation de chaque numéro de compte. Il est possible cependant de rajouter des subdivisions correspondant aux besoins spécifiques de la société.
Le plan comptable d'une société peut être subdivisé en "plan comptable général" et "plan comptable auxiliaire" Le plan comptable auxiliaire regroupe les comptes CLIENTS et FOURNISSEURS. En effet, dans certaines comptabilités, ces 2 types de comptes représentent une part importante. Nombreuses sont les sociétés qui ont plus de 1000 clients, par exemple.
Cette distinction entre plan comptable général et auxiliaire permet une sélection lors des impressions de documents tels que la balance ou le grand-livre. Lors d'une impression de la balance générale, par exemple, les comptes clients et fournisseurs ne figurent pas en détail mais sont regroupés sous le nom de "collectif" fournisseurs (ex : 401) ou client (ex : 411).
En ce qui concerne les professions libérales, il n'y a pas de norme obligatoire à respecter pour les numéros de compte. Mais les comptables préconisent quand même d'utiliser un plan comptable spécifique qui est, en fait, une forme simplifiée du plan comptable 1957.
Le journal comptable
Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. Les enregistrements comptables portés sur un journal sont appelés écritures. Chaque écriture comprend au moins un compte débité et un compte crédité d'égal montant (comptabilité en partie double).
Les principaux journaux comptables sont les suivants :
- le journal des achats : sert à enregistrer toutes les factures fournisseurs.
- le journal des ventes : on y enregistre toutes les factures clients.
- le journal de trésorerie : on y enregistre toutes les opérations d'encaissement et de décaissements de fonds. Il est d'ailleurs intéressant de le subdiviser en journal des encaissements et journal des décaissements. On doit créer autant de journaux de trésorerie que l'on a de banques plus un pour la caisse.
- le journal des opérations diverses (OD) : enregistre toutes les écritures non répertoriées ci-dessus, telles que les salaires, déclarations de TVA, les écritures de régularisation, les écritures d'inventaire. Il est souhaitable de créer un journal d'OD différent pour les écritures d'à nouveau exercice.
Dans le cas d'une comptabilité de profession libérale, les journaux d'achats et de vente n'ont pas de raison d'être car le fait générateur de l'écriture comptable est le règlement. La comptabilisation ne se fait pas au moment de la réception de la facture, mais au moment de son règlement ; une étape est donc sautée. Ceci simplifie d'autant la tenue de la comptabilité.
Le grand-livre
Le grand-livre établit la liste des comptes dans l'ordre de leurs numéros en donnant pour chacun d'eux les informations suivantes :
- Numéro du compte
- Nom du compte
et dans l'ordre chronologique des opérations effectuées, on a les informations suivantes,
- date
- libellé de l'écriture
- n° de pièce comptable
- journal de passation
- montant (en débit ou en crédit)
Si l'on tient un plan comptable auxiliaire des clients et des fournisseurs, on peut avoir 3 types de grands-livres :
- le grand-livre des clients
- le grand-livre des fournisseurs
- le grand livre général
La balance
C'est la liste des comptes de la société dans l'ordre de leurs numéros avec 4 colonnes :
- mouvements débits
- mouvements crédits
- soldes débiteurs
- soldes créditeurs
On doit constater l'égalité des mouvements DEBITS et des mouvements CREDITS d'une part, des soldes DEBITEURS et des soldes CREDITEURS d'autre part. Cette égalité obligatoire résultant du principe de la partie double.
L'état de rapprochements
L'état de rapprochement concerne les comptes de banque. Vous devez régulièrement effectuer le pointage de vos relevés bancaires. Cela signifie que toutes les lignes (sans exception) figurant dans vos relevés bancaires doivent être retrouvées dans votre compte de banque. Si des lignes figurant dans vos relevés ne figurent pas dans votre compte de banque, vous devez absolument rectifier l'erreur en passant l'écriture appropriée.
Il peut se faire qu'il y ait des écritures groupées. Par exemple une remise de chèque figurant pour un montant total dans un relevé bancaire apparaît avec le détail de chaque chèque dans votre compte de banque. Dans ce cas, vous pouvez pointer l'ensemble de ces écritures.
Pour faciliter ce travail de pointage, vous avez intérêt à passer, dans votre comptabilité, des écritures qui correspondent à ce qui apparaîtra dans vos relevés. Par exemple, la comptabilisation d'une remise de chèques pourra se passer en mettant au crédit de chaque compte client le montant de son chèque et au débit du compte banque la somme totale.
L'état de rapprochement a pour but de constater la conformité de votre comptabilité par rapport à vos relevés bancaires. En effet, si tous vos relevés on été pointés, et que l'on déduit les écritures non pointées (dans votre comptabilité) du solde de votre banque, on doit tomber sur le solde de votre dernier relevé. S'il existe un écart c'est soit que vous vous êtes trompé quelque part dans votre saisie ou dans votre pointage, ou bien que la banque elle même s'est trompé. Dans ce cas vous devez faire une réclamation.
"Dans toute bonne comptabilité, vous avez besoin de vérifier que les règlements effectués ou reçus correspondent bien aux factures clients ou fournisseurs. C'est indispensable pour pouvoir connaître en fin d'exercice (année comptable) vos dettes (ce que vous devez à vos fournisseurs à la date du bilan) et vos créances (ce que les clients vous doivent à la date du bilan). Ce rapprochement d'écritures comptables s'appelle le lettrage. Le lettrage dans un logiciel de comptabilité consiste à attribuer une même lettre d'identification à toutes les écritures de vente ou d'achat d'un côté, et de l'autre aux écritures de règlement leur correspondant pour un même montant. Les écritures non lettrées au moment du bilan correspondront donc généralement à vos dettes et vos créances." http://www.logiciel-comptabilite.org/texts/comment-utiliser-le-lettrage-dans-un-logiciel-de-comptabilite-
Le bilan
Avec le compte de résultat, c'est le document final de la comptabilité. Il constate le résultat de votre exercice à travers l'évolution de votre patrimoine. Si vote patrimoine à augmenté davantage que les moyens de financement que vous avez mis en oeuvre, vous avez dégagé un bénéfice.
Une analyse de bilan permet de connaître "l'état de santé" de l'entreprise. Par ailleurs c'est une des principale composante de la "liasse fiscale" des sociétés.
Un bilan est subdivisé en 2 parties :
- L'actif : qui énumère toutes les composantes patrimoniales de l'entreprise
- Le passif : qui énumère tous les moyens de financement utilisés
Actif
Passif
Le résultat de l'exercice est inclus dans la rubrique "capitaux propres", qu'il vient augmenter si c'est un bénéfice, ou diminuer si c'est une perte.
Pour l'actif comme pour le passif, il convient de remplir la colonne N-1 avec les montants du précédent bilan. Ceci permet à la lecture de ce document d'avoir une vision sur l'évolution à court terme de l'entreprise.
Le compte de résultat
Avec le bilan c'est le document final de la comptabilité. Il est lui aussi inclus dans la "liasse fiscale". Le compte de résultat constate le bénéfice ou la perte à travers les comptes de gestion. le résultat qu'il fait apparaître est le même que celui du bilan. cette dualité provient elle aussi du principe de la partie double.
Type de compte : fournisseur/client/général
3 types de comptes peuvent être créés :
- les comptes du plan comptable général
- les comptes du plan auxiliaire fournisseurs
- les comptes du plan auxiliaire clients
Plan comptable général
Ces comptes ne sont composés que de chiffres. Le fait, donc, de ne taper que des chiffres dans la saisie du code désactive les choix "client" et "fournisseur" comme type de compte
Plan auxiliaire fournisseurs
Il s'agit soit de comptes commençant par le code paramétré dans les préférences (par exemple 401) et ensuite pouvant être composés de lettres ou de chiffres (dans ce cas il n'y a de choix qu'entre "général" et "fournisseur"), soit d'un compte commençant par au moins une lettre (dans ce cas on n'a de choix qu'entre "fournisseur" et "client")
Plan auxiliaire clients
Il s'agit soit de comptes commençant par le code paramétré dans les préférences (par exemple 411) et ensuite pouvant être composés de lettres ou de chiffres (dans ce cas il n'y a de choix qu'entre "général" et "client"), soit d'un compte commençant par au moins une lettre ( dans ce cas on n'a de choix qu'entre "fournisseur" et "client")
A l'édition de la balance et du grand-livre général, l'ensemble les comptes auxiliaires clients sont regroupés sous le compte 4110000 (par exemple) appelé collectif client"", et les comptes auxiliaires fournisseurs sous le compte 4010000 (par exemple) appelé "collectif fournisseur".
Quel choix entre les 2 types de plan auxiliaires
- commençant par 401 ou 411 (ex : 401DUPO, 401DURA, 411ARDI)
- avantage : les comptes clients et fournisseurs sont séparés
- inconvénient : on ne dispose que de 4 caractères pour identifier chaque compte. Les comptes de tiers ne sont pas séparés des comptes généraux quant à leur emplacement dans le plan comptable.
- commençant par au moins une lettre (ex : DUPOND0,DURAND0,ARDION0)
- avantage : on dispose de 7 caractères pour identifier chaque compte
- inconvénient : les comptes clients et fournisseurs apparaissent mélangés à l'affichage du plan comptable. Cependant un code (C ou F) les distingue, et ils sortent bien séparés dans les documents comptables.
En pratique cette dernière solution ne pose pas de problème
Schéma
Un petit schéma pour indiquer le flux entre des tiers (origine et destination, ressource et emploi), l'entreprise étant l'agent intermédiaire:
Opérations courantes
- Achat auprès d'un fournisseur (compte charge) : En général, comme il s'écoule un certain temps entre la réception de la facture et son paiement, il vaut mieux procéder en deux étapes : Crédit "Fournisseur", Débit "Achats", suivi de Crédit "Banque", Débit "Fournisseur" afin annuler la dette à l'égard du fournisseur
- Pour la vente (compte produit), même logique en deux étapes: Crédit "Ventes", Débit "Créances clients", suivi de Crédit "Créances clients", Débit "Banque"
- Achat à crédit: Crédit "Dettes Fournisseurs", Débit "Installations"
- Vente à crédit: Crédit "Ventes", Débit "Créance Client"
- Retrait d'espèces: Crédit "Banque", Débit "Caisse"
- Augmentation de capital: Crédit "Capital", Débit "Banque"
- Contraction d'un emprunt: Crédit "Emprunt", Débit "Banque"
- Remboursement d'emprunt: Crédit "Banque", Débit "Emprunt"
- TVA sur les achats: Crédit "Fournisseur", Débit 607 "Achat marchandise" et 4456 "TVA Déductible"
- TVA sur les ventes: Crédit 707 "Vente marchandises" et 4457 "TVA collectée", Débit 411 "Client"
- Versement TVA: Crédit 4456 "TVA déductible" et 4455 "TVA à décaisser", et Débit 4457 "TVA collectée", suivi de Crédit "Banque" et Débit 4455 "TVA à décaisser"
- Rémunération du personnel : Crédit 421 "Personnel, rémunérations dues" et 43 "Sécurité sociale, autres organismes", Débit 641 "Rémunération du personnel" et 545 "Charges sociales"
TVA
Qu'est-ce la TVA? Avantage par rapport à une taxe sur la vente?
- TVA comme substitut à taxes d'importations suite à contraintes adhésion à traités et organisations internationales
- Neutre pour les entreprises, payé par le consommateur
- Le fait de ne taxer que la valeur ajoutée par chaque intermédiaire évite un phénomène de taxation en cascade (les achats seraient taxés à nouveau à chaque étape)
- Moins de risques d'évasion fiscale, nécessaire si taux plus élevé (US = autour de 8%, EU = entre 15 et 25%)
- L'entreprise vendant au client final n'a pas à reverser une part aussi importante puisque la taxation a été gérée par chaque intermédiaire, là où seule la dernière entreprise supporte la collecte de la sales tax
- Moindre coût de collecte de l'impôt puisque les entreprises se chargent de verser
La TVA est appelée Goods and Services Tax (GST) dans certains pays anglo-saxons comme le Canada ou la Nouvelle-Zélande.
A lire:
TVA intra-communautaire?
Puisque la TVA est gérée par l'acheteur, les ventes se font HT et n'exige donc aucune opération de TVA dans la compta. L'achat intracommunautaire, en revanche, nécessite le paiement de la TVA dans le pays de destination via le compta 4452 "TVA due intracommunautaire".
Voici un exemple des écritures à passer pour l'achat d'un bien de 12.000€ HT auprès d'un fournisseur européen:
- Crédit 401...2, Débit 607...2
- Crédit 4452, Débit 445662
- Enfin, versement à l'Etat de la TVA collectée sur l'achat: Crédit 512, Débit 4452
Glossaire
Journal
Le journal est un livre comptable sur lequel sur lequel les éléments affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opérations par opération et jour par jour.
L’enregistrement d’un flux au journal stipule :
- l’imputation des montants dans les comptes désignés
- un intitulé du compte permettant de comprendre le contenu de l’opération
- la référence au document servant de pièce justificative à l’opération
- la date d’enregistrement de l’opération
Le livre-journal unique est souvent est souvent divisé en « journaux divisionnaires » qui présentent l’avantage d’être plus facile à utiliser pour les saisies des opérations, plus rapides à consulter et donc à contrôler. Parmi ces journaux divisionnaires, on distingue souvent le journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, le journal de caisse et le journal des opérations diverses. Ces journaux divisionnaires ont été repris par les logiciels comptables utilisés par les entreprises.
Balance
La balance est un document de contrôle qui permet d’obtenir un descriptif des éléments du patrimoine de l'entreprise ainsi que les composantes du compte de résultat. Sont enregistrés dans la balance l’ensemble des comptes qui ont connu des variations au cours de l’exercice écoulé.
La balance simplifie donc l’analyse des opérations ayant été enregistrées au cours d’un exercice et permet l’édification du bilan et du compte de résultat de l’entreprise.
Comme il repose lui aussi sur des opérations enregistrées selon le principe de l’enregistrement en partie double, un contrôle de la bonne tenue des comptes passera par le constat suivant : Total Débits = Total crédits, ou Total soldes débiteurs = total soldes créditeurs.
Grand livre
Principaux documents comptables
Le Livre-Journal -> La Balance -> Le Bilan + Le Compte de résultat
GLOSSARY - Terms related to the Federal Reserve, banking and economics
Traductions anglaises
- Bank reconciliation : rapprochement bancaire
- Balance sheet : bilan
Ressources
